Quản Lý Tồn Kho Hóa Chất & Vật Tư Tiêu Hao Phòng Lab
Hướng dẫn quản lý tồn kho hóa chất và vật tư tiêu hao phòng lab: FIFO/FEFO, phân loại GHS, template inventory.
Quản lý tồn kho hóa chất và vật tư tiêu hao là hoạt động thiết yếu đảm bảo phòng thí nghiệm vận hành liên tục, an toàn và tuân thủ quy định. Một hệ thống quản lý tốt giúp: (1) tránh hết hóa chất giữa chừng phân tích, (2) loại bỏ hóa chất hết hạn khỏi quy trình, (3) tuân thủ quy định về bảo quản và tương thích hóa chất, và (4) tối ưu ngân sách mua sắm.
Bài viết này hướng dẫn xây dựng hệ thống quản lý tồn kho từ cơ bản (Excel) đến nâng cao (phần mềm LIMS), áp dụng cho phòng lab từ 50 đến hàng nghìn mã hóa chất.
1. Phân loại hóa chất & Vật tư theo nhóm quản lý
1.1. Phân loại theo tính chất nguy hại (GHS)
| Nhóm GHS | Biểu tượng | Ví dụ | Yêu cầu bảo quản |
|---|---|---|---|
| Dễ cháy | 🔥 | Acetone, Methanol, Ethanol, Hexane | Tủ chống cháy, cách xa nguồn nhiệt |
| Ăn mòn | ⚗️ | HCl, H₂SO₄, NaOH, KOH | Tủ chống ăn mòn, tách riêng acid/base |
| Độc | ☠️ | Methanol, Chloroform, Formaldehyde | Tủ có khóa, sổ theo dõi xuất/nhập |
| Oxy hóa | ⭕ | H₂O₂, HNO₃ đặc, KMnO₄ | Tách riêng khỏi chất dễ cháy & khử |
1.2. Phân loại vật tư tiêu hao
| Nhóm | Ví dụ | Quản lý |
|---|---|---|
| Sắc ký | Cột HPLC, vial, septum, frit, inline filter | Theo số lần tiêm / thời gian sử dụng |
| Lọc & SPE | Màng lọc syringe, cartridge SPE | FIFO, theo lô sản xuất |
| Pipet | Đầu tip, ống Eppendorf, ống Falcon | FIFO, kiểm tra lot sterile |
| Tiệt trùng | Indicator strips, autoclave bags, tape | FEFO (hết hạn trước dùng trước) |
2. Protocol FIFO & FEFO
2.1. FIFO (First In, First Out)
Áp dụng cho vật tư không có hạn sử dụng ngắn: đầu tip, vial, ống nghiệm, găng tay. Quy tắc: hàng nhập trước → xếp phía trước kệ → dùng trước.
2.2. FEFO (First Expired, First Out)
Áp dụng cho hóa chất và reagent có hạn sử dụng: dung môi HPLC grade, buffer chuẩn, culture media, kit phân tích. Quy tắc: hàng hết hạn sớm nhất → dùng trước, bất kể ngày nhập.
| Tiêu chí | FIFO | FEFO |
|---|---|---|
| Ưu tiên | Ngày nhập kho | Ngày hết hạn |
| Áp dụng cho | Vật tư không hết hạn | Hóa chất, reagent có hạn |
| Rủi ro nếu không tuân thủ | Lãng phí do cũ hỏng | Sử dụng hóa chất hết hạn → kết quả sai |
2.3. Quy trình kiểm tra hạn sử dụng
- Hàng tháng: Kiểm tra toàn bộ kho, đánh dấu hóa chất hết hạn trong 30 ngày (nhãn vàng)
- Hết hạn: Di chuyển sang khu vực cách ly, ghi nhận vào logbook, xử lý theo quy trình thải bỏ
- Open date: Ghi ngày mở nắp lên chai (nhiều reagent có shelf life sau mở khác với còn seal)
3. Template inventory & Hệ thống quản lý
3.1. Cấu trúc bảng tồn kho (Excel/Google Sheets)
| Cột | Mô tả | Ví dụ |
|---|---|---|
| Mã hóa chất | Mã nội bộ | HC-0125 |
| Tên | Tên đầy đủ + grade | Acetonitrile HPLC Grade |
| CAS Number | Mã CAS registry | 75-05-8 |
| Nhà sản xuất | Hãng + Cat. No | Merck 1.00030 |
| Nhóm GHS | Phân loại nguy hại | Dễ cháy, Độc |
| Vị trí | Kệ/Tủ/Phòng | Tủ dung môi A, Kệ 2 |
| Số lượng tồn | Đơn vị | 5 chai × 2.5L |
| Mức tồn tối thiểu | Reorder point | 2 chai |
| Hạn sử dụng | Ngày hết hạn gần nhất | 2027-03-15 |
| Ngày nhập gần nhất | Ngày nhận hàng | 2026-01-20 |
3.2. Quy tắc tương thích bảo quản
KHÔNG BAO GIỜ để chung:
- Acid mạnh + Base mạnh
- Chất oxy hóa + Chất dễ cháy
- Acid mạnh + Chất oxy hóa
4. FAQ
Bao lâu nên kiểm kê tồn kho một lần?
Kiểm kê nhanh (spot check) hàng tháng, kiểm kê toàn bộ hàng quý. Phòng GMP yêu cầu kiểm kê toàn bộ ít nhất 2 lần/năm với biên bản có chữ ký.
Hóa chất hết hạn có phải thải bỏ ngay không?
Có, hóa chất hết hạn phải được cách ly ngay khỏi khu vực sử dụng. Tùy loại, có thể thải qua đơn vị xử lý chất thải nguy hại hoặc trung hòa tại lab (với hóa chất đơn giản như acid/base loãng).
Nên dùng Excel hay phần mềm chuyên dụng?
Phòng lab < 200 mã hóa chất: Excel/Google Sheets đủ dùng. Phòng lab > 200 mã hoặc GMP: nên dùng module Chemical Inventory trong LIMS hoặc phần mềm chuyên dụng có barcode scanning.
💡 Cần mua hóa chất & vật tư phòng lab?
HTVLAB cung cấp hóa chất phân tích (Merck, HiMedia), vật tư sắc ký (Agilent, Waters, Shimadzu, Phenomenex, Thermo), và dụng cụ tiêu hao chính hãng.